Amennyiben a logisztika alapvetően anyagi áramlásokra épülő, illetve azokat irányító mivoltától eltekintünk és az áramlásokat az információk útjára, azok megfelelő helyen és időpontban, a szükségleteknek megfelelő minőségben és mennyiségben történő rendelkezésre bocsátására értelmezzük, eljutunk az információ-logisztika fogalmához.
Az információ-logisztika természetesen a klasszikus logisztikai folyamatoknál sokkal tágabb kört fog át, a vállalati működéshez szükséges valamennyi információ megszerzését és elosztását magában foglalja. Ezáltal nemcsak a termelő vállalatoknál van különös jelentősége, hanem valamennyi iparág profitorientált és non-profit szervezeteinél is. Meghatározó jelentőségű lehet azon ágazatokban – pl. biztosítási- és pénzügyi szektor -, ahol alapvetően virtuális termékek előállítása, illetve forgalmazása folyik. A virtuális termékek önmagukban egy-egy információcsomagot jelentenek, amelyek áramlását speciális technikai háttérrel, de alapvetően a klasszikus logisztikai elveknek megfelelő módon lehet irányítani. Ezeknél a szervezeteknél az információ a legfontosabb erőforrás.
Ez a szemléletmód elérte a BPR-ral, folyamatszervezéssel foglalkozó tanácsadó cégeket is, és ma már ezek a vállalatok is operatív munkájuk során használják és fejlesztik az információ-logisztikai eszközöket – a saját módszereikkel.
Cikksorozatunkban azokról a módszerekről, eszközökről és újításokról szeretnénk beszámolni, melyeket a logisztika, mint szemléletmód adott a gazdasági tanácsadó cégek kezébe.
Logisztika az információs folyamatokban
Miután a cégek anyagáramlási és pénzügyi folyamataikat a logisztika új irányzatainak megfelelően átalakították; ideje, hogy az információ, mint kiemelkedő jelentőségű tényező kezelése is megfelelő módon történjék.
Az informatika szerepe a cégek életében egyre nagyobb szerepet játszik. Egyre több szakterület folyamatai a számítástechnika bűvkörében élnek, és ez újfajta problémákat vet fel. Kinek mihez van jogosultsága, milyen információk szükségesek feltétlenül az adott munkatárs hatékony munkavégzéséhez, és meddig terjedhet egy felhasználó joga az információk gyűjtésére, lekérdezésére?
Sok gondolhatják: „ugyan, ez csak informatikai kérdés, beállítjuk a jogosultságokat, és megoldottuk a dolgot”.
Amikor a működésfejlesztéssel, szervezetfejlesztéssel foglalkozó cégek átvilágítják például a hazai pénzintézeteket, bankokat, biztosítókat, időnként meglepő hiányosságokat fedeznek fel ezen a téren.
Az integrált informatikai rendszerek bevezetése előtt kaotikus állapotok uralkodtak az információ ellátottságban, duplikálódás és információhiány egyaránt előfordult.
Ma pedig a hatalmas adatbázisokon mozgó integrált ügyviteli és portfoliókezelő szoftverek használatával időnként hatalmas információ dömping éri a felhasználókat, akik gyakran a hatékony munkavégzéshez szükséges információ többszöröséhez is hozzájutnak, akár igénylik azt, akár nem.
Ez egyrészt felveti a problémát, hogy az elektronikus úton, e-mailen, egyéb csatornákon rendszeresen beérkező jelentések, statisztikák nyomasztó mennyisége miatt a felhasználók egyszerűen nem olvassák el és elemzik ki a ténylegesen nekik szóló adatokat.
Másrészt előfordulhat az is, hogy a tulajdonosi és vállalati érdekekkel ellentmondóan túl sokan jutnak bizalmas információhoz.
Harmadrészt pedig a túlbürokratizált, felülről irányított szervezetekben nem juthat felszínre a kreativitás és a közösségi gondolkodás, a csapat építő ereje.
Ez a kérdéskör rendkívül komplex, hiszen informatikai, vállalati stratégiai és HR szempontból is számos új feladatot jelent. Ezek közül kiemelkedik az optimális információkezelés megoldása.
Az információs térkép
Egy rendkívül jól használható és követhető eszköz az információs folyamatok feltérképezésére az információs térkép.
Ez a térkép a belső információk áramlását mutatja be, és minden felhasználónál egyértelművé tehető, hogy a jelenlegi struktúrában milyen konkrét információk birtokába juthat. Ennek tükrében kell megvizsgálni, hogy valójában mely információk szükségesek és elégségesek a munkája elvégzéséhez.
A következő lépés az új, a vállalati érdekeknek megfelelő információs térkép kidolgozása, és karbantartása.
A modell, ahogy napjainkban működik
A vállalatok profiljának, üzleti stratégiájának megfelelő információáramlását a belső hierarchiában elfoglalt helye szabja meg. Azt, hogy ki milyen információkkal rendelkezhet, a belső utasítások határozzák meg. A információ bizalmas jellege meghatározza a munkatársaknak azt a körét, aki rendelkezhet ezzel.
Sok esetben kimaradnak az információ áramlásából azok a munkatársak, akik a napi feladatukat ennek megfelelően kell, hogy elvégezzék. Számukra ez a döntési folyamatot megelőző vitákból való kizárást jelenti, gyakorlatilag a „fejük felett” hoznak döntést, amelyet nekik akár tetszik, akár nem, végre kell hajtani. Ebben a pillanatban megjelenik egy mentális fék, amely a folyamat lelassulását jelenti. Mindenki értetlenkedik, nem világos a folyamat, nem értik mit miért kell végrehajtani. Magyarul: ez a feladat nem az övék, hanem csak a vezetői köré. Az ötleteiket megtartják maguknak vagy folyosói szóbeszéd lesz belőle. Mindenki rosszul érzi magát a bőrében, a kommunikációs stílus megváltozik, erőszakossá, agresszívvé válik.
„Nehogy a farok csóválja a kutyát” – hangzik el sokszor. A problémát úgy próbálják orvosolni, hogy még jobban szűkítik azok körét, akik információhoz juthatnak bármilyen belső folyamatot illetően. „Az információ – hatalom” – és mindenki úgy érzi, hogy ezt mások tudtára is kell adnia. Úgy gondolja, hogy nem tevőleges, aktív résztvevője a folyamatoknak, feladatoknak, hanem egy közkatona, aki utasításokat hajt végre. Ha bármi probléma adódik menetközben mindenki sajnálkozik: „Ez volt az utasítás.” A menedzsment úgy véli, hogy a dolgok lassan mennek, nem megfelelő a forgásszám, baj van az időgazdálkodással, tehát szükség van belső tréningre és hisznek benne, mint a Megváltóban.
És semmi nem változik.…
A gordiuszi csomót a legenda szerint Nagy Sándor a kardjával egyszerűen kettévágta. Valami hasonlót kell elkövetnünk a cégek belső információáramlásában is. Mire gondolunk? Arra az egyszerű dologra, amit munkakör specifikációnak, munkakörelemzésnek hívnak. Ebben a leírásban annak is szerepelnie kellene, hogy az adott munkatárs kikkel áll kapcsolatban a különböző munkafolyamatokban, kinek milyen információt kell továbbítania. A munkaszerződésekben szinte alig lehet találni információt a belső kommunikációra, információáramlásra vagy titoktartási kötelezettségekre vonatkozóan. A káosz elég nagy és mindenki állítja, hogy az ami van – nem jó.
A változtatás szükségszerű
Milyen változtatásokat lehet javasolni azoknak a cégeknek, amelyek ezzel a problémával szembesülnek?
- Attitüdváltás
Az információ nem hatalom, hanem egy eszköz arra, hogy megváltoztassunk valamit, jobbá tegyük. Minőségi változásokat akarunk elérni, magasabb profitra, több bevételre akarunk szert tenni. Azt, hogy ezt elérjük nem egy – két embert kell megmozgatnunk, hanem egy munkahelyi csoportot, osztályt vagy akár egy egész céget és a változásokat csak az ott dolgozó különböző beosztású munkatársainkkal érhetjük el és lehetünk sikeresek.
Azt, hogy ezt hogyan valósítsuk meg arra, egy nagyon egyszerű módszer áll rendelkezésünkre: kérdezzük meg a munkatársakat, hogy min akarnak változtatni.
- Munkakör – belső kapcsolatok – kommunikációs lánc
A jelenlegi szerződésekben nyoma sincs annak, hogy a munkatárs, másokkal közösen dolgozik és hogy közöttük milyen információáramlás az optimális.
A szöveges leírás mellett a kapcsolati és információs ábrának is jelen kell lennie, így sok későbbi vita elkerülendő. Javul az egyes munkatársak és csoportok közötti munka minősége, a légkör pozitív irányba változik. Mindenki pontosan tudja a feladatát és felelősségét.
- Bizalmas információ definíciója
Pontosan meg kell határozni, hogy mi tartozik ide, mert ha túl sok információt nyilvánítunk bizalmassá, ezzel a működéshez feltétlenül szükséges információáramlást lassítjuk le, vagy tesszük lehetetlenné.
- Kommunikáció – információ
A vertikális és horizontális információcsere, a nyitott, szabad kommunikáció lehetővé teszi, hogy mindenki a saját munkaterületének igazi felelőse legyen.
- Folyamatos visszacsatolás, értékelés és ellenőrzés
Ezek nélkül eredményesen nem lehet továbblépni és fejlődni.
Az információs térkép kapcsán sokkal egyszerűbb lenne egy csodálatosan szép folyamatábrát közölni, de azzal nem oldottunk meg semmit. Az emberek, akik a céget alkotják, azt szeretnék, ha az egy kicsit az övék is lenne, tehát hadd tudják, mit akarunk, velük, általuk elérni. Ha ezt jól kommunikáljuk feléjük, a folyamatábrát belső és külső segítséggel könnyedén el tudjuk készíteni.
A munka eredményeképpen teljesen átláthatóvá válnak azok a csatornák, melyeken keresztül a cég piaci pozícióinak megőrzéséhez szükséges információk és adatok kiszivároghatnak, növelhetjük a munkatársak önállóságát és hatékonyságát, megelőzhetünk számos szervezeti vitát. Összességében a konfliktushelyzetek csökkentésével és az átláthatóság növelésével a cég eredményessége jelentősen növelhető.
Kulcsár Alexandra
