„Ha megkérdik tőlem, mi az idő, nem tudok válaszolni, ha nem kérdik meg, tisztában vagyok vele.” /Szent Ágoston/
A mai rohanó világban a vezető emberek többségét érinti egy említésre méltó probléma, mely nem más, mint az idő nem megfelelő beosztásából adód időhiány.
Általános problémának tekinthető, hogy manapság a „főnökök” nem csak leterheltek, de nagy nyomás alatt is állnak. Ennek következménykén nem egyszer napi 10-14 órákat dolgoznak és még hétvégére sem tudnak elszakadni a munkájuktól. Az ember azt gondolná, hogy ennyi munka a minőséget és pontosságot is magam után vonja, de ez igen kevés esetben mondható el. Aztán a határidők közeledtével a munka sürgetővé válik, és igen nehézkesen megy a megszabott időre elkészíteni a feladatot, sokszor nem is sikerül. Ezek az emberek gyakran estére egészen kimerültnek, fáradtnak érzik magukat, és úgy vélik, semmire nincs elég idejük, szinte elrohan mellettük az idő észrevétlenül, s ők lekésnek az „elrobogó vonatról”.
Igazi eredményt ritkán tudnak felmutatni.
Ahhoz, hogy megértsük ezt a problémát, nézzünk meg néhány fogalmat pontosítva:
-
Időgazdálkodás: a rendelkezésünkre álló idő felhasználására vonatkozó döntések meghozatala, a legfontosabb teendőink elvégzéséhez szükséges idő biztosítása, továbbá a kapcsolatos információk és iratok kezelése, valamint rendelkezésre állásuk biztosítása
-
Vezetői időgazdálkodás: időgazdálkodás + kollégáink, beosztottjaink időfelhasználásra vonatkozó döntéseinek befolyásolása
Sajnos egyik főnök sem tudja kiküszöbölni, hogy amikor dolgozik, senki ne zavarja, és ne szakítsa meg a munkájában.
Az idő hatékony beosztását elsősorban az gátolja, ha a menedzser nem tudja kiválasztani, hogy melyik a sürgős és fontos munka, illetve melyik az a teendő, amelyet később is ráér elvégezni. Tennivalóink helyes sorrendét nem könnyű meghatározni, de mindenképpen fontos, hiszen nagymértékben befolyásolja napi döntéseink helyes meghozatalát. Az időgazdálkodási képesség egyik kulcstényezője a fontossági sorrend gyors és pontos meghatározása, illetve szükség esetén a rugalmas átszervezés. Természetesen ez a képesség nem velünk született „érték”, tanulnunk kell az iskoláink segítségével és önmagunk fejlesztésével, mely történhet csoportos tréningek alkalmával is.
A vezető időgazdálkodása jelentősen befolyásolhatja a cég vagy vállalat teljesítményét, illetve azt, hogy mennyire tud megfelelni az ügyfelek elvárásainak.
Rengetek segítő eszközt találunk, ha körül nézünk egy picit a piaci kínálaton, így ma már nincs szükség se csomóra kötött zsebkendőre, sem pedig cetlizésre, bár ez utóbbitól sokan nehezen tudnak elszakadni. Naptárokból rengetek a kínálat: találhatunk napi, heti, havi beosztású kalendáriumot, de ha ettől egy kicsit komolyabb és korszerűbb eszközre vágyunk, nézzünk körül a menedzserkalkulátorok, telefonok, karórák, PC-k, laptopok, palmtopok háza táján. A kínálat ma már egészen figyelemre méltó, de jó, ha szem előtt tartjuk, hogy az egyént nem az határozza meg, hogy milyen márkás vagy milyen fajta terméket használ, hanem sokall inkább az, hogy milyen hatékonyan dolgozik, és hogyan járul hozzá a jobb teljesítmények eléréséhez.
A jól szervezett időgazdálkodás hiánya azon túl, hogy befolyásolja a vállalat teljesítményét, egyéb súlyos következményeket is maga után vonhat. Ha egy vezető időbeosztása nem megfelelő, könnyen jelentkezhetnek olyan tünetek, mint a szorongás, alvászavar, magánéleti konfliktus vagy akár a „munkaalkoholizmus” és különféle egészségügyi problémák, melyek főként szomatikus jellegűek (magas vérnyomás). Nem beszélve az örökös magyarázkodástól és pironkodásról amiatt, hogy miért késtük le éppen a végső határidőt is, immáron sokadszorra. Sajnos nem elfogadható magyarázat, hogy nem elég az idő vagy nincs időnk semmire, ugyanis potenciálisan az idővel semmi baj nincs, a zavart és gyötrelmet minden esetben az idő rossz beosztása, és a feladatok fontossági sorrendjének helytelen megállapítása eredményezi. Kinek hiányzik az örök feszültség, a rossz közérzet vagy az örökös frusztráció? E túlhajszolt élet következtében könnyen felőrlődhet a család, és az addig jól működő házasság is zátonyra futhat.
Természetesen egyszerűbb mindenért mást hibáztatni vagy éppen a körülményeket, pedig a hatékony munka-gazdálkodással könnyedén megteremthető a harmónia, a feladatok és a rendelkezésünkre álló idő között.
Szolgáljon itt néhány módszer az elvek megvalósításáért:
- készítsünk írásos listát a napi teendőinkről
- tevékenységünket a fontos dolgokkal kezdjük
- a kevésbé fontos dolgokat hagyjuk a maradék időre
- tárgyalásokat, értekezleteket gondosan készítsük elő
- minden nap szánjunk néhány csendes órát a legfontosabb dolgokra.
Néhány fontos kérdés a fontossági sorrend felállításánál:
- milyen a feladat a határidő szempontjából:
a) sürgős – mindenképpen most kell vele foglalkozni
b) sürgető – most kérnek figyelmet, de az ügy nem feltétlenül szükséges
c) még nem sürgős – ha lehet, akkor várhat a dolog
d) nem sürgős - a vezető jelenlegi munkája szempontjából mennyire sürgős az ügy:
e) nagyon fontos
f) fontos
g) nem fontos - az adott feladatot a vezető hasznosnak vagy értelmetlennek találja.
A fontossági sorrend 9 fő kategóriája:
- nagyon fontos, sürgős
- fontos, sürgős
- nagyon fontos, sürgető
- fontos, sürgető
- nagyon fontos, még nem sürgős
- fontos, még nem sürgős
- nagyon fontos, nem sürgős
- fontos, nem sürgős
- nem fontos, nem sürgős
A fent említett 9 kategóriát szem előtt tartva megfelelően oszthatja be a vezető az idejét, de még így is vannak gyakori hiba lehetőségek.
Abban az estben, ha a menedzser az első két kategóriába tartozó feladatokkal foglalkozik: meg kell vizsgálnia, hogy nem követel-e túl sokat magától.
Aki leginkább a nagyon fontos, sürgető illetve a fontos, sürgető dolgokra figyel: valószínűleg túlságosan elérhető. Meg kell tanulnia, hogy kisseb jelentőségű dolgokra nemet tudjon mondani.
Az a vezető, aki leginkább az 5-6. kategóriával foglalkozik: nagyon jól kézben tartja ugyan a dolgokat, de érdemes fontolóra vennie, hogy nem kerüli-e el azokat a feladatokat, melyek fontosabbak és elsőként érdemelnének figyelmet.
Az, akik minden esetben a 7-9. kategóriával foglalkozik: halogatja a munkáját, nem tudja szelektálni a fontos teendőket, vagy csak akkor képes intenzíven dolgozni, ha nyomasztja a határidő.
Természetesen a jó vezetés nem csak abban áll, hogy tisztában vagyunk a feladattal, hanem abból is, hogy mindezeket a munkatársak el tudják-e végezni, és azt milyen hatékonysággal tudják tenni. Mindehhez az egyik legrosszabbul használt erőforrásunk megfelelő beosztása szükséges: az időé. A jó időgazdálkodás alapelve, hogy képesek vagyunk pontosan meghatározni és betartani a fontossági sorrendet, és tudunk nemet mondani a jelentéktelen dolgokra.
Az időzavar orvoslása
A listát áttanulmányozva rájöhet, hogy mennyi olyan dolog rabolja az idejét, ami nem is igazán fontos és eldöntheti, hogy melyek azok a tevékenységek, amelyek nagyobb figyelmet igényelnek.
1. Ne vállaljon túl sokat. El kell dönteni, hogy hány dolognak kell beleférnie az idejébe, és ha egy új tevékenység kerül látótérbe, akkor döntsön róla, hogy foglalkozik-e vele valami más rovására, vagy inkább mellőzi.
2. Megfelelően használja ki az időt. Egy nap leforgása alatt rengeteg „holtidőt” hagyunk figyelmen kívül, amit hasznos tevékenységgel is eltölthetnénk, vagy akár egy kis pihenéssel. Ha például két megbeszélés vagy tárgyalás között van egy szabad órácskája, bátran menjen el sétálni egyet a Duna-partra.
3. Az igazi pihenés. Legyen olyan nap, amikor tényleg azt teszi, amit szeretne, amit szívesen végez. Ha arról van szó, nyugodtan heverjen egész nap egy jó könyv társaságában, és ha nem vár fontos telefonhívást, akkor kapcsolja ki a mobilját és tegye rögzítőre a vonalas készüléket.
Végezetül hadd zárjam írásomat egy idézettel:
“Ha két ember találkozik egymással, ugyanaz történik, mint elemek találkozásakor. Ha a találkozás egyáltalán létrejön, mind a kettő megváltozik.” /Jung/
