Az emberek többségének fogalma sincs azokról a kimondhatatlan bűnökről, amelyeket az alkalmazottak nap mint nap elkövetnek az irodákban világszerte.
Bizonyítékot szeretne látni? Noha elvileg minden szervezet a papírmentes iroda eszményét szeretné megvalósítani a gyakorlatban, a Gartner adatai szerint a vállalatok által előállított, papír alapú dokumentumok mennyisége éves szinten átlagosan 25 százalékkal nő – ez azért elég súlyos kihágásnak minősül.
Következzék az öt főbűn, amelyek közül egyet vagy többet kollégái éppen most is elkövethetnek vállalatánál, amíg e sorokat olvassa:
1. Szükségtelen színes nyomtatás – Mielőtt meghúzná a ravaszt az egérrel, tegye fel magának a kérdést: valóban olyan izgalmas ez az Excel tábla, hogy megéri a drága, színes nyomtatást? Hogy megakadályozza a szükségtelen színes nyomtatással járó pazarlást vállalatánál, nyomtatási profilokat állíthat be olyan programokhoz, mint az Excel és az Outlook, de a felhasználói profilokban is megadhatja, hogy ki nyomtathat színesben vagy kizárólag fekete-fehérben. Megfelelő eszközök beszerzésével, és azzal, hogy a dokumentumokat átirányítja a feladatra legalkalmasabb nyomtatóra, olyan feladatok esetében is csökkentheti a költségeket, amelyek mindenképp színekért kiáltanak.
2. A3-as multifunkciós nyomtató (MFP) beszerzése, feleslegesen – A napi rendszerességgel sokat nyomtató vállalatok döntéshozói gyakran vélik úgy, hogy a feladatot csak egy drága, A3-as erőmű láthatja el megbízhatóan. De miután a kinyomtatott oldalak 95 százaléka A4-es formátumú, célszerűbb lehet egy A4-es MFP beszerzése, amely kisebb helyen elfér, és kevesebb energiát fogyaszt, kíméli a környezetet. A Kyocera új, A4-es eszközei ráadásul további előnyökkel bírnak: nagy papírmennyiség kezelése mellett is alacsonyan tartják a kellékanyagok költségeit, miközben olyan, fejlett szolgáltatásokat kínálnak, mint például az oldalak szétválogatása és összetűzése.
3. Egyoldalas nyomtatás – A pusztító pazarlás bűnét szinte mindenki naponta elköveti, annak ellenére, hogy pofonegyszerűen elejét lehet venni, úgyhogy ebben az esetben aligha vallhatja magát bárki is ártatlannak. A bűnmegelőzés legjobb ellenszere, ha a vállalat az eszközökön a kétoldalas nyomtatást állítja be alapértelmezettként.
4. Nyomtatás egyenesen a kukába – Több okból is előfordulhat, hogy egy dokumentumot kinyomtatnak, de soha nem használnak. Egyes példányokat egyszerűen ottfelejtenek a papírtálcán, mások hibákat tartalmaznak, amelyeket a felhasználó azt követően szúrt ki, hogy elküldte a feladatot. Megelőzhetők az ilyen esetek, ha a felhasználónak a nyomtatási feladat elküldése után azonosítania kell magát a nyomtatónál, hogy a festék a papírra kerüljön. Egyébként pedig mindig gondolja meg kétszer, mielőtt nyomtatna, ne küldjön ártatlan dokumentumokat a szemétkosár börtönébe.
5. Digitálisan is megosztható dokumentumok kinyomtatása – Kétségtelen, hogy bizonyos dokumentumokat mindenképp ki kell nyomtatni. Az információk digitális megosztása azonban gyakran ésszerűbb megoldás. Levelezni könnyű és egyszerű, egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésével pedig igazán szervezetté és szabályozottá tehető az információk megosztása. Nemcsak a felhasznált papír és festékanyag mennyisége csökkenthető így, hanem a munkafolyamatok is egyszerűbbé, átláthatóbbá tehetők.
További információkért látogasson el erre a weboldalra: www.kyoceradocumentsolutions.eu
