Bürotika és irodakultúra csoportmunka
Nyomtatni kell. Vásárlás vagy kiszervezett nyomtatási megoldás?
Készítette:
Varga Anita
Hipság Veronika
Horváth Csenge
Horváth Mónika
Kardos Krisztina
Kiss Sarolta
Liszák Lilla
Matauschek Mercédesz
Sári Júlia
Unger Melinda
Tartalom
Tartalom………………………………………………………………………………………. 2
Bevezetés……………………………………………………………………………………… 3
Nyomtatás vállalati szinten…………………………………………………………….. 3
Nyomtatóvásárlás………………………………………………………………………. 3
Nyomtatóbérlés………………………………………………………………………….. 4
Kiszervezett nyomtatás………………………………………………………………. 4
Egyes szakterületek nyomtatási igényei…………………………………………… 5
Nagy nyomtatási igényű területek………………………………………………… 5
Közepes nyomtatási igényű területek…………………………………………… 6
Alacsony nyomtatási igényű területek………………………………………….. 6
Otthoni nyomtatás: hogyan nyomtatunk mi egyetemisták?………………… 6
Összegzés…………………………………………………………………………………….. 7
Kérdések………………………………………………………………………………………. 8
Válaszok………………………………………………………………………………………. 8
Bevezetés
Napjainkban a nyomtatásnak hatalmas szerepe van mind a vállalati mind az otthoni munka során. Dolgozatunkban összehasonlítjuk a nyomtatóvásárlás és a kiszervezett nyomtatás előnyeit és hátrányait. Kitérünk erre vállalati szinten és az otthoni nyomtatás szintjén is.
Nyomtatás vállalati szinten
A vállalatoknál rendkívül fontos szerepe van a nyomtatásnak. Ennek kivitelezésére több mód létezik. A cégtől függően saját nyomtatót vásárolnak, bérelnek vagy erre specializálódott céget bíznak meg a nyomtatással.
Nyomtatóvásárlás
A legtöbb vállalat általában saját nyomtatót vásárol. Nézzük, hogy ez milyen előnyökkel és hátrányokkal jár!
A legfontosabb, hogy így közvetlenül, helyben lehet nyomtatni. Mivel naponta hatalmas mennyiségű dokumentum nyomtatására van szükség, ezért praktikus, ha a vállalatok saját készüléket vásárolnak.
A cégek számára az is fontos szempont, hogy a dokumentumok minél hamarabb rendelkezésre álljanak. Néhány irodában erre a feladatra külön embert alkalmaznak. A számlák, szállítólevelek kiállítása többnyire határidőhöz kötött, ezért meghatározó, hogy gyorsan ki tudják azokat nyomtatni.
Azonban nehézséget jelenthet, hogy a munkaerő-ráfordítás igen jelentős saját gép használata esetén. Ha erre a feladatra nem foglalkoztatnak külön embert, a dolgozóknak maguknak kell az egész nyomtatást végrehajtani, ami sok időt és energiát igényel.
Ha egy cég nyomtatót vásárol, az nagy befektetéssel jár. Mivel a vállalatoknak a nyomtatás mellett más feladatokat is el kell végezniük naponta, mint például a szkennelés, fénymásolás vagy faxolás, ezért inkább multifunkcionális gépet választanak. Ezek általában nagyon költségesek, mivel először is, magát a gépet kell megvenni, majd további kiadásként jelenik meg a festék és a nyomtatópapír utántöltése. Ezen kívül az ilyen gépek sok áramot fogyasztanak és az esetleges meghibásodás esetén is újabb költségek lépnek fel. Bár ez így soknak tűnhet, a különböző cégeknél általában pár éven belül megtérülnek ezek a ráfordítások. Egy kisebb cégnél például egy 700.000 forint értékű gép 2 éven belül kifizetődik.
A vállalatoknak, miután mérlegelték ezeket a szempontokat, az a feladatuk, hogy kiválasszák, milyen típusú nyomtatót használjanak. Tintasugaras nyomtató mellett azok a cégek döntenek, melyeknek kevés nyomtatásra van szükségük. Legtöbb esetben azonban a nagyvállalatok lézeres nyomtatót választanak a sok papírmunka miatt.
A lézeres nyomtatás kiváló minőségű lesz, mivel a papírra ráégetett festékpor nagyon tiszta rajzolatú képet és szöveget produkál. Ez a fajta nyomtató percenként több oldalt képes kinyomtatni és a működési költsége is igen alacsony, azonban sokkal nagyobb helyet foglalnak el, mint a tintasugaras nyomtatók. A cégek többségének csak fekete-fehér nyomtatásra van szüksége, ezért nem a szinte megfizethetetlen színes lézernyomtatót, hanem annak fekete-fehér változatát választják.
A kiválasztott nyomtatót szaküzletekben illetve interneten keresztül lehet megrendelni. Sok cég választja az online megoldást, hiszen az olcsóbb. Fontos figyelembe venni még, hogy milyen minőségű terméket választanak, hiszen a márkák között nagy különbségek lehetnek. A cégek számára azonban leglényegesebb az ár kérdése, hiszen ez egy több éves befektetés. A lézernyomtatók ára 20.000 forinttól akár 1 millió forintig is terjedhet. A választás attól függ, hogy a vállalat milyen szempontokat vesz figyelembe a döntésnél.
Nyomtatóbérlés
Manapság egyre jellemzőbb az „outsourcing” azaz a szolgáltatás kihelyezés, a vállalat profiljához szorosan nem kapcsolódó tevékenységek kiszervezése, illetve a berendezések bérlése és erre szakosodott cégek megbízása az eszközök teljes körű karbantartásával. Ma már a lézernyomtató piac 17%-át szolgáltatás formájában veszik igénybe a felhasználók. A nyomtató bérlése főleg nagyvállalatoknál kifizetődő, valamint olyan cégeknél, ahol helyben nagyobb mennyiségű nyomtatásra van szükség.
A bérlés a megfelelő választás, ha a cég nem szeretne nagyobb összeget befektetni nyomtatók vásárlásába. Nagy előnye, hogy a kiválasztott szolgáltató cég üzemelteti a berendezéseket beleértve a kiszállítást, javítást vagy egyéb szervízelést is.
A használattal, fenntartással kapcsolatos kérdésekben a bérbeadó cég munkatársai segítenek a vállalatnak a problémák megoldásában ezzel is költséget spórolva, hiszen így nem kell erre szakosodott szakembereket alkalmazni. Sok esetben még hozzáértő személyt is küld a cég, aki ért az eszközök kezeléséhez, így idő is spórolható azzal, hogy nem kell betanítani az alkalmazottakat az eszközök használatára.
Több lehetőség közül is választhatnak a bérlés céljának megfelelően. Választhatják a fix havidíjas fizetést, illetve a nyomtatott lapok után számított díjat, az úgy nevezett „klikk díjat” is. Egyedi elszámolási költségek kiszámítására van lehetőség a használat függvényében.
Van lehetőség akár egy napos bérlésre, de igényeknek megfelelően, hosszabb használatba vételt is biztosítanak az ezzel foglalkozó cégek.
A legtöbb bérbe adó cégnél választhat a vállalat különböző felhasználási szempontoknak megfelelően, kiválaszthatja a berendezést, az extra funkciókat és a kiegészítőket is.
Az interneten számos erre szakosodott cég található különböző lehetőségekkel, árajánlatokkal.
A nyomtatott lapszám növekedésével csökkennek a költségeik is, illetve kaphatnak különböző kedvezményeket.
A fénymásoló kölcsönzés ugyanolyan előnyökkel jár mint a fénymásoló bérlés, csak általában rövidebb időre és személyzettel vagy anélkül vehető igénybe.
A legtöbb honlapon megtalálható árak csak tájékoztató jellegűek. A kiválasztott paramétereknek megfelelően a cég a kapcsolatfelvétel után egyedi árajánlatot küld minden megrendelőjének.
A hitelminősítéshez szükséges a cégnév illetve a székhely, a legtöbb cég ezek megadásával vállalja csak az árajánlat készítését.
A futamidő lejártával lehetőség nyílik a berendezések kedvezményes áron való megvásárlására, illetve újabb szerződés kötésére és korszerűbb gépek bérlésére is.
Kiszervezett nyomtatás
Ha a kiszervezett nyomtatást választja az adott vállalat, akkor meg kell határoznia, hogy milyen időtávon akar kiszervezni illetve milyen célokat akar ezzel elérni. Mérlegelnie kell az ezzel járó előnyöket és hátrányokat.
A kiszervezett nyomtatás előnyei:
- alacsony fajlagos költség
- előre meghatározott, szerződésben garantált és folyamatosan mért, minőségi szolgáltatást kapnak a pénzükért
- kevesebb munkaerő ráfordítás
- már rövidtávon is költséghatékony megoldásnak bizonyulhat
- nincsenek karbantartási költségek
A kiszervezett nyomtatás hátrányai:
- vállalati adatok kiszivárgása
- nagyobb időigény
- megbízhatóság kockázata
Fajlagos költségmegtakarítás érhető el ezzel a nyomtatási módszerrel, mivel sem energiát, sem üzemeltetési költséget nem kell fizetni. A szolgáltatók nagyon nagy mennyiségben nyomtatnak, ezért gazdaságosabb az ő alacsonyabb fajlagos költségüket kifizetni, mintha vállalaton belül végeznénk a nyomtatást.
Ha a nyomtatási feltételeket szerződésben rögzítik, reklamáció esetén hivatkozhatnak az egyezményben foglaltakra.
Munkaerőt is megtakarítanak vele, mert nem köti le a dolgozók munkaidejét.
A befektetések általában csak hosszútávon térülnek meg, azonban ebben az esetben már rövidtávon is észlelhető a költségmegtakarítás.
Az ilyen módszernél karbantartási kiadással sem kell számolni, ugyanis nem kell külön erre specializálódott csoportot működtetni.
Azonban a kiszervezett nyomtatás vállalati adatok kiszivárgásával járhat. Előfordulhat, hogy illetéktelen kezekbe kerülhetnek fontos információk, ami hátrányt jelenthet a vállalatnak, ezért nagyon körültekintően kell kiválasztani a szolgáltatót, fontos, hogy megbízzanak benne.
A kihelyezés olyan kis- és középvállalkozások esetében is megéri, ahol nem tudnak fenntartani informatikai csapatot. Nagyvállalatok esetében, ahol nagy a dokumentumkezelési igény – azaz nagy a nyomtatási volumen és komplexek a folyamatok –, a menedzselt nyomtatási szolgáltatás már rövidtávon is költséghatékony megoldásnak bizonyulhat.
A távmunkát hivatott elősegíteni az „ePrint” megoldás. A szolgáltatás lényege, hogy az ePrint által támogatott helyszíneken (bizonyos szállodákban, reptereken és más nyilvános helyeken) okostelefonról lehet elküldeni a nyomtatandó fájlokat egy biztonságos PrintSpots nevű hálózati nyomtatóra.
Az elmúlt másfél-két évben nagyon sok cégnél adták ki sürgős feladatként a nyomtatási terület optimalizálását, hiszen ez az a terület, ahol előre látni a sikert, s látványos megtakarítást lehet elérni.
Egyes szakterületek nyomtatási igényei
A vállalati szintű nyomtatás esetén megkülönböztethetünk különböző nyomtatási igényű területeket.
Nagy nyomtatási igényű területek
- Napi szintű, nagy mennyiségű, magas minőségű, főként színes nyomtatás
Az elkészítendő anyagok lehetnek plakátok, szórólapok, prospektusok és meghívók.
- marketing-PR, reklám
- kiadványszerkesztés, grafika
- rendezvényszervezés
- turizmus, pl. utazási irodák
- Napi szintű, nagy mennyiségű, jellemzően fekete-fehér nyomtatás
- ügyvédi iroda
- pénzügy (könyvelés, könyvvizsgálat…)
- végrehajtói iroda
- rendőrség
Közepes nyomtatási igényű területek
Napi szintű, de kisebb mennyiségű, inkább fekete-fehér nyomtatás
Az anyagok lehetnek például szerződések vagy nyomtatványok.
- banki szektor
- telekommunikáció
- ügyfélszolgálatok
- szállodák, vendéglátó egységek
Alacsony nyomtatási igényű területek
Elektronikus formában történő adattárolás, adattovábbítás illetve kommunikáció estén, a vállalatoknak alacsony az igénye a nyomtatott dokumentumok iránt.
- informatika (programozás, szoftverfejlesztés)
- önkormányzat, hivatalos szervek
Otthoni nyomtatás: hogyan nyomtatunk mi egyetemisták?
Mint a legtöbb vállalati irodában, éppúgy otthon is fontos a nyomtatás. A legtöbb általános iskolában, középiskolában és az egyetemeken is vannak otthoni feladatok, melyeket vagy elektronikusan kell elküldeni vagy nyomtatott formában kell beadni. Számos oktatási intézményben vannak egyéb segédanyagok is, melyek nélkülözhetetlenek a tananyag elsajátításához. Tapasztalatunk szerint az egyetemisták jelentős része még mindig szívesebben tanul papír alapú jegyzetekből, mint elektronikusból. Így az egyetemi élet fontos kérdése, hogy nyomtassuk-e a tananyagokat, és ha igen hol.
Fontos eldönteni, hogy otthon vagy erre specializálódott üzletekben szeretnénk-e megtenni a dokumentumok nyomtatását. Melyik éri meg jobban számunkra? Veszprémben számos üzletet találhatunk, ahol az anyagainkat kinyomtathatjuk. Az egyetem közelében, és a város más pontjain is van rá lehetőségünk. Az eddigi tanulmányaink során felderítettük ezeket a helyeket és mára már tudjuk, melyik üzletbe is kell bemennünk, ha megfelelő áron szeretnénk anyagainkhoz hozzájutni írásos formában. A legkedvezőbb nyomtatási ár a 10 Ft/oldal (fekete-fehér dokumentum). Ilyen áron dolgozik az egyetem közelében két üzlet is. Az egyik a Móricz Zsigmond utcában, a másik pedig a Belvárosi Üzletházban található. A nyomtatáson kívül számos más szolgáltatást kínálnak még, például laminálás, spirálozás, hőkötés.
Másik alternatíva az otthon történő nyomtatás, mely szinte elengedhetetlen pl. egy hétvégi feladat elkészítéséhez. Ezért célszerű egy megfelelő nyomtatót beszerezni otthonunkba. A nyomtató vásárlásánál figyelembe kell venni:
- mennyit szánunk a nyomató megvásárlására
- hány oldalt szeretnénk nyomtatni egy hónapban
- fontos-e a nyomtatási sebesség
- csak fekete-fehér, vagy színes nyomtatást is szeretnénk
- mennyibe kerül a festékpatront illetve a tonert kicserélni
Ha döntöttünk ezekben a kérdésekben, választanunk kell tintasugaras vagy lézernyomtatót szeretnénk-e. Ehhez természetesen ismernünk kell az egyes gépek teljesítményét és szükségleteit.
A lézernyomtatók nagyobb teljesítményűek, azaz gyorsabbak, de ha színesben is akarunk nyomtatni velük akkor számolnunk kell a színes patron magas árával. Ez a nyomtató a szebb és tartósabb dokumentálást biztosító nyomtatókészülék, amely alapvetően a hatékonyabb irodai munkát segíti elő. Hátránya, hogy nagyobb energiaigénnyel rendelkezik, mint a tintasugaras társa.
A tintasugaras nyomtató nagy előnye, hogy fenntartása megfizethetőbb, még akkor is, ha színesben is szeretnénk nyomtatni vele. A legelterjedtebb fajták: HP, Canon, Epson.
Olcsóbbá tehető a kifogyott tinta utánpótlása utángyártott patron vásárlásával, kifogyott patronunk megtöltetésével, vagy CISS rendszer (tintaellátó rendszer, melyet a készüléken kívül helyeznek el) alkalmazásával.
Természetesen nemcsak a készülék kell a megvalósításhoz, hanem papír is. Ezt nagyobb áruházakban olcsón beszerezhetjük (pl. 500 lap – 800 Ft). Ezáltal a lapköltség minimális.
Összegzés
A nyomtatás kivitelezéséhez számos lehetőség közül választhatnak a vállalatok. A megfelelő módszer kiválasztásánál több tényezőt is figyelembe kell venniük és ez alapján egy költséghatékony, számukra ideális lehetőséget kell találni. Ez vállalatonként eltérő, hiszen különbözőek a nyomtatási igények.
Mi diákok is választhatunk, hogy otthon vagy üzletben nyomtassunk-e.
Az otthoni nyomtatás nagy előnye a kényelem, nyugalom. Ezzel szemben az üzletekben körülményesebb nyomtatni, mert el kell jutni az adott helyre és el kell magyarázni az eladónak, milyen formában is szeretnénk látni a dokumentumot nyomtatás után. Mégis nagyobb mennyiségek esetén érdemes felkeresni egy üzletet, mert kisebb költséggel jár ott kinyomtatni az adott dokumentumot, mint saját otthonunkban.
Kérdések
- Milyen lehetőségei vannak egy vállalatnak a nyomtatásra, mely esetekben célszerű alkalmazni őket?
- Mondjon 2-2 példát alacsony, közepes illetve nagy nyomtatási igényű szakterületekre!
- Milyen szempontokat kell figyelembe venni az otthoni nyomtatóvásárlásnál?
Válaszok
- Milyen lehetőségei vannak egy vállalatnak a nyomtatásra, mely esetekben célszerű alkalmazni őket?
Nyomtatóvásárlás: közvetlenül, helyben lehet nyomtatni. Mivel naponta hatalmas mennyiségű dokumentum nyomtatására van szükség, ezért praktikus, ha a vállalatok saját készüléket vásárolnak.
Bérlés: a megfelelő választás, ha a cég nem szeretne nagyobb összeget befektetni nyomtatók vásárlásába. Nagy előnye, hogy a kiválasztott szolgáltató cég üzemelteti a berendezéseket beleértve a kiszállítást, javítást vagy egyéb szervízelést is.
Kiszervezett nyomtatás: rövidtávon fajlagos költségmegtakarítás érhető el ezzel a nyomtatási módszerrel, mivel sem energiát, sem üzemeltetési költséget nem kell fizetni, nincsenek karbantartási költségek és kevesebb a munkaerő ráfordítás.
- Mondjon 2-2 példát alacsony, közepes illetve nagy nyomtatási igényű szakterületekre!
Nagy nyomtatási igényű területek
színes
- marketing-PR, reklám
- kiadványszerkesztés, grafika
- rendezvényszervezés
- turizmus, pl. utazási irodák
fekete-fehér
- ügyvédi iroda
- pénzügy (könyvelés, könyvvizsgálat…)
- végrehajtói iroda
- rendőrség
Közepes nyomtatási igényű területek
- banki szektor
- telekommunikáció
- ügyfélszolgálatok
- szállodák, vendéglátó egységek
Alacsony nyomtatási igényű területek
- informatika (programozás, szoftverfejlesztés)
- önkormányzat, hivatalos szervek
- Milyen szempontokat kell figyelembe venni az otthoni nyomtatóvásárlásnál?
- mennyit szánunk a nyomató megvásárlására
- hány oldalt szeretnénk nyomtatni egy hónapban
- fontos-e a nyomtatási sebesség
- csak fekete-fehér, vagy színes nyomtatást is szeretnénk
- mennyibe kerül a festékpatront/tonert kicserélni
