A könyv

Tartalomjegyzék

Előszó  /Dr. Kovács Zoltán egyetemi tanár/

Bürotika blokk

Pillanatfelvétel az irodák fejlődéséről / Gasparetz András, c. egyetemi docens /

Az iroda-fogalom kialakulása és fejlődése, bevezetés a bürotika alapjaiba, az irodai környezet formálásának aktuális kérdései (office management).  A felhőkbe dobált kőtáblák: dokumentumok voltak, vannak és lesznek, de az adathordozó és annak kezelése változik. Erős trendek és új hype-ok az irodaszervezésben: mobil iroda, high-tech offices, távmunka, kreatív irodák, fenntartható iroda, kockázatmenedzsment az irodában.

Iroda a képernyőn: átalakulás az iratkezelés, dokumentum menedzsment területén /Dr. Haraszti Miklós, DMSLabor ügyvezetője, és a Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület, Dokumentum-technológiai Szakosztályának elnöke/

Az iratkezelési reformok, átalakulások, hullámokban jönnek, általában valamely technológiai változás, új megoldás tömegessé válásával (pl. papírgyártás, sokszorosító gépek, írógép, számítógép, stb). Nemzetközi szakemberek már a számítógép elterjedése óta is a harmadik, negyedik dokumentumkezelési hullámot számolják, tartják nyilván. A hullámok tetőzése idején egy-két év alatt széles körben elterjed egy-egy megoldás, majd két-három éves nyugodt időszak következik, amely alatt a felhasználók hozzászoknak, megkedvelik az iratkezelési megoldásokat, dokumentum menedzsment eszközöket. Fontos kiemelnünk a leglényegesebb változást, amely átível a technológiai hullámok felett: az irodai szoftverek terjedésével nem csak földrajzilag és időben tágult ki a bürotika területe, hanem – amely ennél sokkal fontosabb: a felhasználói kör is kiszélesedett. A kifejezetten adminisztratív pozíciók által ellátott funkciók bővültek (pl. nem csak iktat, hanem szkennel is), növekedett a személyre vetített átbocsátási kapacitás (több levél, több fax, stb.), és ezzel együtt nőtt a szükséges kompetenciák száma, valamint az alkalmazott technológiai eszközök (pl. multifunkciós irodagép) használata. A másik „személyi” változás, átalakulás, hogy a szervezeti, vállalati szintű irat- és dokumentumkezelő rendszerek terjedésével szinte minden pozíciót betöltő munkatárs részesévé vált a számítógépes irodának, amely szükségessé teszi alapvető irodai funkciók ismeretét és használatát szinte mindenki számára.

Az emberi erőforrás menedzsment (EEM) az irodákban  / Dr. Dobai Péter (PTE-KTK egytemi tanár) – Dr. Jarjabka Ákos (PTE-KTK, egyetemi docens)  – Dr. Poór József (SZIE-GTK, egyetemi tanár) /

A fejlett országokban nagymértékben átalakult a foglalkoztatottsági struktúra az elmúlt évtizedek alatt. E tendencia egyik legszembetűnőbb vonása, hogy az elmúlt évtizedekben jelentősen nőtt az irodai dolgozók létszáma. Hazánkban is megfigyelhető az irodai dolgozók létszámának a fizikai dolgozókét meghaladó mértékű emelkedése, így a foglalkoztatottak összlétszámán belüli arányuk növekedése. A Központi Statisztikai Hivatal 2007-es adatai szerint nemzetgazdasági szinten a foglalkoztatottak 56 %-a fizikai foglalkozású és 44 %-uk pedig szellemi dolgozó.  A rendszerváltás előtti 29 %-os szellemi arányhoz képest ez igen jelentős eltolódás. Az EEM az utóbbi években drámai gyorsasággal lépte át a hagyományos, adminisztratív korszakát. Napjaink sikeres vállalatainál már a humántőkével kapcsolatos kérdések állnak a szakemberek figyelmének középpontjában. Az EEM társtudományainak (pl. munkapszichológia, munkaszociológia, informatikai felhasználói rendszerek, statisztika, magatartástudomány stb.), fejlődése és a gyakorlati alkalmazások hatására az előzőekben felsorolt EEM rendszerek területén a hagyományos (bürokratikus, közvetett és papíralapú) megoldások mellett egyre inkább megtalálhatók az új ( rugalmas, participatív és e-megoldások) formák is. A fejezetben a jelzett átalakulás kérdéseit fogjuk bemutatni az irodai munkavégzés szempontjából.

„Irodai kommunikáció” témakör

Hatalmi kommunikáció /Tóth Róbert, MOL NyRt/

A hatalom kicsit olyan, mint a foci vagy a politika. Sokan gondolják, hogy értik, értenek hozzá. És ez így is van.

Ugyanakkor sokunk számára hasznos lehet az ösztönösen vagy vele született tehetséggel gyakorolt hatalom tudatos megértése, a tanuláson alapuló „tiszta szakmai szemüveg” használata. Az életben – s benne a munkahelyi, irodai kommunikációban is – szinte mindenhol azonosítható a hatalom valamilyen formában történő gyakorlása. Az írás áttekintést nyújt a hatalomról, segít megérteni az alapvető összefüggéseket és támpontokat adhat a hatalommal kapcsolatos kérdések kezeléséhez.

A hatalmat annak funkciója, formái, jellemzői, megjelenési módjai alapján mutatjuk be a munkahelyeken, vezetői és beosztotti feladatokban. Példák segítik az elmélet alkalmazását a gyakorlatban.

Irodai prezentációk és szimbológia /T. Várkonyi Attila, főiskolai docens/

A prezentáció – számítógéppel segített előadás – ugyan szinte egyidős a személyi számítógépek megjelenésével, elterjedését tekintve mégis az egyik legfiatalabb számítógépes műfaj, amely napjainkban a céges bemutatók, konferenciák, de szinte bármilyen előadás kötelező eszközévé vált.  Ez egy igen sajátos és egyben nagyon kreatív műfaj is, ami mára már külön fejezetet harcolt ki magának a kommunikáció elméletében.

Ez a fejezet a kreatív prezentációk létrehozásának lehetőségeit prezentálja, az alkalmazott szín- és jeltudomány eszközeinek bemutatásával. Megismerhetjük, hogy az egyes színeknek, jeleknek milyen értelmezési lehetőségei vannak, és azok milyen hatással vannak a hallgatóságra. A téma fontosságát mutatja, hogy az egyetemek külön kurzus keretein belül oktatják a hatékony prezentálási technikákat.

Kulturális intelligencia és üzleti kommunikáció /Dr. Balogh Ágnes egyetemi adjunktus/

Sokak előtt ismert, hogy közel száz év telt el az intelligencia hányados (IQ) „megszületésétől” addig, míg szabály született arra, hogy pl. adathozzáférés szempontjából védett munkakörben olyan személy nem alkalmazható, akinek nem éri el 90-et az IQ-ja. Ennél lényegesen gyorsabban vált ismertté és elfogadottá az érzelmi intelligencia fogalma (EQ). Nagyjainkban a szervezetek többsége nemzetközi színtereken működik, kommunikál. Ez pedig a különböző kultúrákhoz köthető speciális kompetenciákat, kulturális intelligenciát (CQ) követel meg. Ebben a fejezetben a kulturális intelligencia fogalmával, jelentőségével, mérésével és fejlesztésének eszközrendszerével foglalkozunk.

Napjaink üzleti világában az információtovábbítás sebességének felgyorsulása a kommunikáció folyamatának szereplőivel szemben rendkívüli kihívásokat támaszt. A fejezet ezen részében az üzleti kommunikáció hatékonyságára helyezzük a hangsúlyt. Kiemelten kezeljük az ember, elsősorban a vezetők szerepét a szervezetek belső és külső kommunikációjában, a szervezeti struktúra, kultúra moduláló hatását és az informális kommunikáció szerepét. Külön hangsúlyt fektetünk a hatékonyságot csökkentő kommunikációs zavarok, zajok azonosítására és megfelelő módon történő kezelésére irodai környezetben.

„Irodamenedzsment a gyakorlatban” témakör

A korszerű iroda kialakításának szempontjai  (Malinák Judit, Eon Design)

A munka világában soha nem látott mértékű változások zajlanak, főképpen az információs- és kommunikációs technológiák rohamos mértékű fejlődésének, a globalizáció, a versenykényszer és az innovációs nyomás hatására. Az alkalmazottak egyre több időt töltenek a munkahelyükön, ezért nagyon fontos szempont az, hogy az irodákat a kor elvárásainak megfelelően alakítsuk ki.

A tanulmány első részében a funkció, az ergonómia, a motiváció szempontjait egyaránt figyelembe véve, a munkahelyek teljes körű létrehozásának szempontjait tekintjük át. Megvizsgáljuk egyrészt azt, hogy milyen követelményeket támaszt a munkahely kialakításával szemben a feladat hatékony végzésének szempontja, másrészt sorra vesszük azokat a tényezőket, amire az embernek van szüksége.

A tanulmány második részében pedig a „new work” irodakoncepciók és rugalmas munkahelyek jellemzőit tekintjük át. A „new work” legfontosabb jellemzője, hogy a munkavégzési módszereket és a vállalati struktúrát igazítják az állandóan változó piaci elvárásokhoz.

Facility management az irodában (Berta Zsolt, BME MTI Létesítménygazdálkodási képzésének vendégelőadója)

A létesítménygazdálkodás (facility vagy facilites management) egy viszonylag új fogalom, menedzsmenttudomány és iparág. A szervezet alapvető tevékenységét támogató folyamatainak menedzsmentjét hívjuk így. Lehet bármilyen szervezet és lehet bármilyen támogató tevékenység (ingatlan és annak üzemeltetése, irodabútor, autók, telekommunikáció, irodaszerek stb).  Természetesen a sok “fehérgallérost” alkalmazó szervezetek (mint az önkrományzati és állami hivatalok, kereskedelmet, szolgáltatást végző cégek stb) alapvetően az “iroda” köré szervezik a tevékeynségüket, így az iroda, az irodai szolgáltatások, azok beszerzése és a szervezeten belüli szolgáltatása kiemelt célterülete a létesítménygazdálkodási tevékenységnek.

A cikk bemutatja a létesítménygazdálkodás fogalmát, tipikus tevékenységeket, az alap definíciókat. Mint menedzsmenttan, az alapvető modellek és bemutatásra kerülnek. Röviden megismerkedünk az FM szabványokkal is. Kiemelten foglalkozunk az iroda “beszerzésének” kérdéseivel. Venni vagy bérelni? Milyen szempontokat kell mérlegelni az iroda kiválasztásánál? Mi a szolgáltatott iroda?

Hiánypotló írásként pedig kielemezzük egy tipikus irodabérleti szerződés alapfogalmait, feltételrendszerét és a tipikus buktatókat – egy bérlő szemszögéből nézve.

Az e-közigazgatás és a hagyományos iroda  (Simon Géza)

Az információs technológiák fejlődése az állam és az állampolgár kapcsolatában. A „Szolgáltató Állam”,  olcsóbb és hatékonyabb közigazgatás kialakítása. Az új fogalmak értelmezése, az elektronikus kormányzat, e-közigazgatás szabályozói környezete és eljárásrendje.